Studiu de caz
Automatizare, call center AI și integrare completă pentru o companie antreprenorială de e-commerce
Context
Pentru o companie antreprenorială, fiecare pas înainte este o provocare. Într-o piață extrem de competitivă, în care clienții caută mereu cel mai bun preț, să reușești să crești constant cu 30–40% pe an este o performanță în sine. Clientul nostru, un e-commerce românesc specializat în piese și accesorii auto, a reușit sa își construiască o bază de clienți loiali și să proceseze, lună de lună, peste 800 de comenzi — gestionând totul cu o echipă restrânsă de 2 angajați și multă implicare personală.
Dar pe masură ce numărul de comenzi a crescut, procesele interne au devenit tot mai dificil de gestionat, iar volumul de muncă manuală a crescut de la o lună la alta. Comunicarea cu clienții necesită timp, adesea chiar și în afara orelor de program, iar lipsa integrărilor între platforma e-commerce, sistemele de facturare și logistică genera blocaje și întârzieri.
Provocări identificate
· Dificultăți în gestionarea comenzilor și a livrărilor.
· Lipsa integrărilor între platforma e-commerce, facturare și sistemul de logistică.
· Timp ridicat dedicat comunicării cu clienții, inclusiv în afara orelor de program.
· Dificultăți în atragerea și fidelizarea clienților pe marketplace-uri.
Abordare
Primul pas a fost să înțelegem în profunzime cum funcționează astazi business-ul. Am analizat fiecare etapă — de la preluarea comenzilor, până la livrare și comunicarea cu clienții — pentru a identifica exact unde se pierde timp, energie și resurse.
Rezultatul acestei analize a fost un studiu de fezabilitate digitală care a pus bazele unui plan clar de transformare: automatizarea proceselor, integrarea sistemelor și simplificarea comunicării.
Ne-am concentrat pe soluții care pot fi implementate rapid, dar care oferă un impact major pe termen lung. Astfel, am recomandat o arhitectură digitală bazată pe:
· Automatizare și integrarea e-commerce pentru procesare comenzi, facturare, managementul depozitului si livrare;
· Digitalizarea completă a comunicării atât voce cât si chat.
Mai mult, am conceput studiul de fezabilitate în conformitate cu cerințele programelor de finanțare pentru digitalizare, ceea ce a permis companiei să implementeze toate aceste soluții plătind doar 10% din investiția totală.
Soluțiile propuse
Planul de digitalizare a inclus soluții care au permis integrarea completă a proceselor interne:
-
Integrare între platforma e-commerce și sistemul de facturare;
-
Implementarea unui sistem de gestiune a stocurilor și livrărilor (WMS);
-
Digitalizarea comunicării cu clienții prin chat și asistent vocal, solutia Aidoo.Assist;
-
Servicii de migrare către o platforma de e-commerce (Shopify).
Furnizorii de soluții selectati si implementati:
1. Ecap – soluție de integrare pentru platforme e-commerce (https://ecap.ro/ro/integrari/);
2. Aidoo.Assist, gestionare vocală și pe chat a tuturor solicitărilor venite din partea clienților 24x7 https://soft-tehnica.com/ro/solutii-software-servicii/aidoo-assist/;
3. Platforma noua de e-commerce (www.shopify.com ).
Rezultate și impact
-
Procesele interne automatizate ce au redus timpul de procesare al comenzilor, costuri operaționale reduse cu 22%.
-
Comunicarea cu clienții s-a digitalizat complet, reducând volumul de muncă manuală.
-
Eficiența operațională și vizibilitatea pe marketplace-uri a crescut semnificativ.
-
Compania a implementat soluțiile propuse, printr-un program de digitalizare cu finanțare proprie de 10%.
Concluzie
Proiectul a demonstrat importanța unei abordări strategice în digitalizarea companiilor antreprenoriale: analiza corectă, selecția soluțiilor potrivite și valorificarea fondurilor disponibile pot aduce un impact major asupra eficienței și competitivității.
Vrei să digitalizezi și tu afacerea ta?
Programează o consultanță gratuită cu echipa BIT-Innovators pentru a descoperi oportunitățile de digitalizare potrivite companiei tale.